Facilities assistant / réceptionniste h/f

Au sein d'un siège de bureaux très haute gamme et à la pointe de la technologie, le Facilities Assistant / Réceptionniste H/F aura pour principales responsabilités :

Être le principal contact pour toutes les demandes liées aux espaces sous sa responsabilité
D’agir en tant que “champion” du déploiement des programmes et transformation du compte en mettant en place les procédures et process associés relatif à l’équipe réception
Contribuer activement aux réunions d'équipe, le cas échéant
Enregistrer tous les problèmes liés aux installations et veiller à ce que les mesures correctives soient prises de manière proactive.
Fournir un soutien aux visiteurs et à leur hôte dans l'utilisation de l'équipement de badgeage si nécessaire. S'assurer que tous les badges des visiteurs sont rendus lorsqu'ils quittent le bâtiment.
Gérer le bureau d'accueil et les zones adjacentes, en veillant à ce qu'ils soient maintenus d'une manière professionnelle et présentable à tout moment, y compris les décorations, l'éclairage, les sièges, les affichages de produits, la littérature et les rafraîchissements, etc.
Fournir une assistance téléphonique et générale aux clients et diriger tous les appels et les demandes des clients de manière efficace, précise, professionnelle et agréable, le cas échéant
Etre responsable de l'expérience des visiteurs et des utilisateurs finaux locaux
Gérer l'espace de réception avec une présence courtoise, agréable et professionnelle,

Rencontrer et accueillir tous les utilisateurs du bâtiment pour assurer un accueil chaleureux et amical sur le site.

Prendre constamment le pouls de l'expérience de l'utilisateur final, en agissant en fonction des commentaires clients
Accueillir les visiteurs ; fournir des badges, de l'aide et des conseils aux visiteurs selon les besoins
S'assurer que l'image de l'accueil est maintenue
Effectuer des vérifications et des audits quotidiens dans la salle de réunion et dans le placard des fournitures de bureau
S'assurer que les fournitures de bureau sont remplies quotidiennement
Gérer le courrier, les coursiers, les livraisons
Être conscient de tous les accords de niveau de service (SLA) et indicateurs de performance clés (KPI) contractuels pertinents sous la responsabilité de l'équipe, et les respecter.
Examiner les commentaires du client et chercher à améliorer les services dans la mesure du possible
De distiller une culture proactive, orientée client et axée sur l’amélioration proactive de nos services et des espaces du client afin d’atteindre l’excellence
De la conformité et du flux des données (qualité et respect des délais) concernant : la communication au sein des équipes, des tâches à suivre ou à réaliser, la régularité et la conformité du contenu des reportings demandés, le suivi de la réalisation des actions demandées.
De générer des reportings d’activité (renseigner les documents existants et en créer en cas de besoin) au besoin.

Profil recherché

les compétences requises à ce poste sont :

- Anglais et Français bilingue (écrit et parlé)
- Haute connaissance et adaptabilité à différents outils informatiques (connaissance de G-suite
et Microsoft pack)
- Proactif
- Positif
- Autonome
- Flexible
- Innovateur
- Capacité élevée d’adaptation à un environnement extrêmement rapide et changeant
- Démontrer une culture inclusive et proactive en terme de diversité et d’inclusion.